in3 Business Merchant privacyverklaring

Smart Payment Solutions B.V.

Inhoudsopgave

1. Inleiding

De betaalmethode in3 Business is een dienst van Smart Payment Solutions B.V., ook wel handelend onder de naam in3 Business, hierna te noemen: SPS. In het kader van het uitvoeren van onze werkzaamheden verwerken wij je persoonsgegevens omdat je werkzaam bent ten behoeve van een (web)winkel die in3 Business aanbiedt of wil aanbieden aan haar klanten (een Merchant). Ook kan het zijn dat je de uiteindelijke belanghebbende (UBO), bestuurder of vertegenwoordiger bent van de Merchant. In deze Merchantprivacyverklaring informeren wij je over het gebruik van jouw persoonsgegevens. Wij doen dit in verband met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Verantwoordelijke?

Wij, SPS, zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

De contactgegevens van SPS
Naam: Smart Payment Solutions B.V.
Adres: Meerenakkerweg 1a, 5652 AR Eindhoven
Kvk nummer: 88583880
E-Mailadres: support.business@payin3.nl

3. Welke gegevens gebruiken wij en waarvoor?

3.1. Je bent werkzaam ten behoeve van de Merchant of naamgever van de Merchant

Bij het aangaan van een zakelijke relatie leggen wij jouw gegevens vast. Dit betreft: naam van de Merchant, naam contactpersoon, functietitel, e-mailadres en direct (mobiel) telefoonnummer. Deze gegevens gebruiken wij voor communicatie ten behoeve van het uitvoeren van onze overeenkomst met de Merchant en voor de interne administratie en het beheer van onze organisatie. Wij ontvangen deze informatie van jou of andere contactpersonen van Merchant.

3.2. Je bent uiteindelijk belanghebbende, bestuurder of vertegenwoordiger van de Merchant

Voor doeleinden van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en de toepasselijke sanctieregels registreren wij je naam, geboortedatum, geboorteland, adres, postcode en woonplaats, alsmede je direct of indirect belang in de onderneming van de Merchant. Ook registreren wij een kopie van je paspoort of identiteitsbewijs om je identiteit te verifiëren. Wij kunnen ook andere informatie bewaren die is ontvangen om jouw identiteit te verifiëren. Wij ontvangen deze informatie van de relevante Payment Service Provider die de Merchant gebruikt.

4. Met wie delen wij je gegevens?

4.1. Dienstverlening

Wij maken verder gebruik van derde partijen die diensten leveren aan ons in het kader van de in3 Business betaalmethode. Deze partijen helpen bij onder meer het sturen van de betaaloverzichten en incassodiensten en krijgen in dat kader namen van Merchants.

4.2. Financiering

Wij kunnen gegevens delen met derde partijen om onze dienstverlening te financieren. In dat kader dragen wij onze vorderingen op consumenten en op de Merchants (gezamenlijk de Vorderingen) over aan onze financiers. Dergelijke financiers kan verder over de Vorderingen beschikken en deze bijvoorbeeld verpanden ten behoeve van de financiering. Ook kunnen wij de Vorderingen ter incasso overdragen aan derden. Daarbij krijgen deze derde partijen de namen en de adresgegevens van Merchants om over de Vorderingen te beschikken, de betalingsverplichtingen te beheren en de betalingen te kunnen innen. Ook kunnen wij gegevens verstrekken aan derden over UBO’s, bestuurders en vertegenwoordigers van Merchants om te voldoen aan wettelijke sanctieregels.

4.3. Marketing

Wij kunnen jouw gegevens delen met derde partijen in het kader van onze marketingactiviteiten. Specifiek gaat het om de volgende partijen (Marketingpartijen):

  • Facebook (Meta Platforms Ireland Limited)
  • LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company)
  • Google (Google Ireland Limited)

Ons doel hierbij is om onze bestaande Merchants uit te sluiten van onze marketinguitingen via de Marketingpartijen. Daarnaast stellen de Marketingpartijen ons in staat om onze marketing te richten op personen en bedrijven die Facebook, LinkedIn en/of Google gebruiken, maar nog geen gebruik maken van onze diensten. Specifiek kunnen wij onze marketing richten op personen en bedrijven met profielkenmerken die lijken op profielen van onze bestaande Merchants. Dit wordt ook wel ‘look-a-like audiences’ genoemd. Hiervoor worden (hashcodes van) e-mailadressen en/of telefoonnummers van bestaande Merchants van SPS met de e-mailadressen en telefoonnummers die bekend zijn bij de Marketingpartijen. Dit gebeurt op een veilige en uiterst vertrouwelijke wijze, waardoor de Marketingpartijen jouw e-mailadres en telefoonnummer niet te zien krijgen als je niet met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer een account hebt bij die Marketingpartijen. Als je wil weten hoe deze Marketingpartijen omgaan met jouw persoonsgegevens, dan kun je hier de privacyverklaringen vinden van Facebook, LinkedIn en Google.

4.4. Overig

Wij kunnen je gegevens ook aan derden verstrekken in andere gevallen wanneer wij hier een goede reden voor hebben. Bijvoorbeeld in het kader van een overname van onze onderneming, zoals aan een potentiële koper of haar adviseurs, of om onze rechtspositie of rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wanneer wij je persoonsgegevens delen, nemen wij technische en organisatorische maatregelen om te zorgen dat je gegevens zorgvuldig worden beveiligd. Wij sturen je gegevens niet naar derden voor verkoop op afstand of marktonderzoeken, tenzij je hier toestemming voor hebt gegeven.

Wij verwerken jouw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. Bij bepaalde activiteiten kunnen gegevens verwerkt worden buiten de Europese Unie. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de Marketingpartijen. Dit zijn wereldwijde organisaties, waardoor gegevens buiten de grenzen van de Europese Unie verwerkt kunnen worden. Wanneer dat gebeurt, wordt er gezorgd voor passende maatregelen zodat er wordt voldaan aan de privacywetgeving. Bijvoorbeeld door het sluiten van de nodige standaardcontractbepalingen (zgn. Standard Contractual Clauses) welke zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Eventuele vragen over de doorgifte van gegevens of de getroffen waarborgen kun je stellen aan privacy@payin3.nl.

5. Doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen?

5.1. Doel: uitvoeren dienstverlening

  • Gegevens: naam en adres Merchant, naam contactpersoon, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Grondslag: voor de totstandkoming en uitvoering van onze overeenkomst met de Merchant (artikel 6 lid 1 onder b van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij we volgens de wet bepaalde gegevens langer moeten bewaren.

5.2. Doel: bestrijding fraude en witwassen

  • Gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, belang in de Merchant en gegevens ter verificatie van de identiteit.
  • Grondslag: wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 onder c van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie.

5.5. Doel: intern beheer en financiering

  • Gegevens: naam en adres Merchant, naam contactpersoon, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te financieren en onze onderneming over te kunnen dragen (artikel 6 lid 1 onder f van de AVG). Derde partijen die de financiering verstrekken of de onderneming verkrijgen hebben belang bij de verkrijging van gegevens om hun rechten te kunnen uitoefenen.
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar na het laatste contact.

5.4. Doel: verdediging en vastlegging rechten

  • Gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, naam contactpersoon, functie, belang in de Merchant en gegevens ter verificatie van de identiteit.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze juridische positie en rechten vast te kunnen stellen, uit te kunnen oefenen en te kunnen verdedigen (artikel 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens gedurende het geschil en tot 5 jaar daarna.

5.5. Doel: het bieden van een goed werkende website

  • Gegevens: IP-adres en andere technische gegevens van jouw apparaat.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigde belang om een goed werkende website te bieden (artikel 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: 30 dagen na bezoek van onze website.

5.6. Doel: marketing

  • Gegevens: e-mailadres en telefoonnummer.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigde belang om reclame te maken voor onze diensten (artikel 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij we volgens de wet bepaalde gegevens langer moeten bewaren.

5.7. Doel: nieuwsbrieven versturen

  • Gegevens: e-mailadres.
  • Grondslag: toestemming (artikel 6 lid 1 onder a van de AVG).
  • Bewaartermijn: zolang je toestemming hebt gegeven en deze niet hebt ingetrokken.

6. Welke rechten heb je?

Verzoeken om bovenstaande rechten uit te oefenen kun je sturen naar privacy@payin3.nl. Wij kunnen voor de behandeling van je verzoek vragen stellen om je identiteit te verifiëren.

  • 6.1. Inzage: je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van je hebben.
  • 6.2. Correctie: wij proberen ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij van je hebben kloppen en actueel zijn. Je kunt ons vragen om informatie te wijzigen of verwijderen, wanneer iets in je gegevens niet (meer) klopt.
  • 6.3. Verwijdering: je hebt het recht om verwijdering van je gegevens aan te vragen als de persoonsgegevens onjuist zijn of niet (meer) relevant zijn. Je kunt ons ook te allen tijde verzoeken je account te verwijderen. Wij hebben niet altijd de mogelijkheid om alle gegevens direct te verwijderen in verband met de wettelijke bewaartermijnen of uitvoering van de betaalovereenkomst.
  • 6.4. Bezwaar: je kan bezwaar maken tegen elke verwerking van je persoonsgegevens die volgens paragraaf 6 is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van SPS.
  • 6.5. Dataportabiliteit: als je persoonsgegevens automatisch worden verwerkt voor de uitvoering van een overeenkomst, heb je het recht om te vragen om een machineleesbaar format voor overdracht aan een andere partij.
  • 6.6. Toestemming intrekken: wanneer wij je persoonsgegevens verwerken op basis van je toestemming, zoals bijvoorbeeld bij de nieuwsbrief, heb je het recht om je toestemming op elk moment in te trekken. Dit kun je doen via de onze website, via de link onderin de nieuwsbrief of door een e-mail te sturen naar business@payin3.nl.
  • 6.7. Klachten: wij hechten veel waarde aan klantenservice. Mocht je verzoeken of klachten hebben rondom de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan gerust contact op met ons via privacy@payin3.nl. Wij zullen ons best doen om jou te helpen. Mocht je het niet eens zijn met onze werkwijze, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

7. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, overdracht, vernietiging of andere ongeautoriseerde verwerkingen. De veiligheidsmaatregelen omvatten firewalls, encryptie, gebruik van beveiligde IT-omgevingen, toegangscontrole, training aan personeel dat met je gegevens werkt en de zorgvuldige selectie van derden die persoonsgegevens voor ons gaan verwerken. Daarnaast is toegang tot jouw informatie beperkt tot alleen personeel van SPS dat je gegevens nodig heeft voor de uitvoering van zijn/haar functie.

8. Andere websites

Onze website kan verwijzen naar andere websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacyverklaringen of inhoud van deze websites. We adviseren je om de privacyverklaringen en algemene voorwaarden van deze andere websites te lezen voor gebruik.

9. Gebruik van cookies en soortgelijke technologie

Wanneer je een van onze websites bezoekt, registreren wij automatisch bepaalde informatie. Denk hierbij aan de datum en tijd van je bezoek aan onze website, alsmede aan de manier waarop je op onze website bent gekomen (bijvoorbeeld via een zoekmachine als Google). Het registreren van deze informatie gebeurt door middel van cookies en soortgelijke technieken. Welke informatie wij kunnen registreren hangt daarom mede af van jouw browserinstellingen en van welke cookies je hebt geaccepteerd.

Cookies zijn kleine bestanden die tijdelijk worden opgeslagen in de browser cache van gebruikers wanneer een website wordt bezocht. Onze website gebruikt cookies die noodzakelijk zijn voor het draaien van de site en om onze interactie met jou mogelijk te maken. Verder gebruiken wij analytische cookies van Google Analytics en Hotjar om statistische gegevens te verzamelen over het gebruik van onze website en om onze website gebruikersvriendelijker te maken. Wij hebben Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld volgens de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Verder verwerken wij je IP-adres, device ID en overige informatie over het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals type browser en operating system. Deze informatie gebruiken wij voor analyses op het gebied van fraudebestrijding. Dit doen wij om ons beleid hierop te kunnen afstemmen en verbeteren.

Een overzicht van de cookies die wij gebruiken, wat de cookies doen, hoe lang ze geldig zijn en wie er toegang toe heeft, vind je hier. Als je bezwaar hebt tegen bepaalde cookies of informatieverzameling, kun je hier je instellingen aanpassen.

Wanneer je geen cookies op je computer wilt, kun je het gebruik hiervan blokkeren via je browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige mogelijkheden op de website alleen werken als je cookies toestaat. Je kunt ook cookies uit je browsergeschiedenis verwijderen. Door het verwijderen van de cookies op een regelmatige basis, kun je het gebruikersprofiel wat daarmee is opgebouwd veranderen. Het verwijderen van cookies stopt echter niet het verzamelen van de data. Het verwijdert slechts het profiel gebaseerd op de eerdere browsegeschiedenis.

10. Wijzigingen van deze Merchantprivacyverklaring in3 Business?

Wij voeren constant verbeteringen door op onze website en in onze in3 Business betaalmethode. Om die reden behouden wij ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen door een gewijzigde versie op onze website te plaatsen. Wijzigingen kunnen ook worden gemaakt door verandering in de privacyregelgeving of jurisprudentie hierover. We adviseren de inhoud van de laatste versie van onze privacyverklaring regelmatig te controleren op www.payin3.eu.

11. Vragen over privacy

SPS heeft een functionaris gegevensbescherming die zich bezighoudt met de bescherming van jouw persoonsgegevens. Heb je vragen over deze privacyverklaring of de bescherming van persoonsgegevens binnen SPS? Neem dan contact op via privacy@payin3.nl

De laatste wijziging in deze privacyverklaring vond plaats in februari 2024.