Smart Payment Solutions – Merchantprivacyverklaring in3 Business

Inhoudsopgave

1. Inleiding

De betaalmethode ‘in3 Business’ wordt aangeboden door Smart Payment Solutions B.V. (hierna: SPS). In het kader van het uitvoeren van haar werkzaamheden verwerkt SPS je persoonsgegevens omdat je werkzaam bent ten behoeve van een (web)winkel of onderneming die in3 Business als betaalmethode aanbiedt of wil aanbieden aan haar klanten (een Merchant). Ook kan het zijn dat je de uiteindelijke belanghebbende (ubo), bestuurder of vertegenwoordiger bent van de Merchant. In deze Merchantprivacyverklaring in3 Business informeert SPS je over het gebruik van jouw persoonsgegevens. Zij moet dat doen op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van je gegevens?

SPS is verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens. De contactgegevens van SPS zijn:

Smart Payment Solutions B.V.
Meerenakkerweg 1a
5652 AR Eindhoven
Kvk nummer: 88583880
Support.business@payin3.nl

3. Welke gegevens gebruikt SPS en waarvoor?

Je bent werkzaam ten behoeve van de Merchant of naamgever van de Merchant

Bij het aangaan van een zakelijke relatie, vanaf het moment van de informatie aanvraag tot en met de uitvoering van de in3 Business betaaloplossing, legt SPS je gegevens vast. Dit betreft: naam van de Merchant, naam contactpersoon, functietitel, e-mailadres en direct (mobiel) telefoonnummer. Deze gegevens gebruikt SPS voor communicatie ten behoeve van het uitvoeren van haar overeenkomst met de Merchant en voor de interne administratie en het beheer van de organisatie. SPS ontvangt deze informatie van jou of andere contactpersonen van de Merchant.

Je bent uiteindelijk belanghebbende, bestuurder of vertegenwoordiger van de Merchant

Voor doeleinden van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, alsmede de gelende sanctieregels, registreert SPS je naam, geboortedatum, geboorteland, adres, postcode en woonplaats, alsmede je direct of indirect belang in de onderneming van de Merchant. Ook registreert SPS een (afgeschermde) kopie van je paspoort of identiteitsbewijs om je identiteit te verifiëren. SPS kan ook andere informatie bewaren die is ontvangen om jouw identiteit te verifiëren. SPS ontvangt deze informatie van de relevante Payment Service Provider waarmee de Merchant zakendoet.

4. Marketing

SPS kan jouw gegevens delen met derde partijen in het kader van haar marketingactiviteiten. Specifiek gaat het om de volgende partijen (Marketingpartijen):

  • Facebook (Meta Platforms Ireland Limited)
  • LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company)
  • Google (Google Ireland Limited)

Het doel van SPS hierbij is om haar bestaande Merchants uit te sluiten van haar marketinguitingen via de Marketingpartijen. Daarnaast stellen de Marketingpartijen SPS in staat om haar marketing te richten op organisaties die Facebook, LinkedIn en/of Google gebruiken maar nog geen Merchant zijn bij SPS. Specifiek kan SPS haar marketing richten op organisaties met profielkenmerken die lijken op profielen van haar bestaande Merchants. Dit wordt ook wel ‘look-a-like audiences’ genoemd. Hiervoor worden (hashcodes van) e-mailadressen en/of telefoonnummers van bestaande Merchants van SPS vergeleken met de e-mailadressen en telefoonnummers die bekend zijn bij de Marketingpartijen. Dit gebeurt op een veilige en uiterst vertrouwelijke wijze, waardoor de Marketingpartijen jouw e-mailadres en telefoonnummer niet te zien krijgen als je niet met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer een account hebt bij die Marketingpartijen. Als je wil weten hoe deze Marketingpartijen omgaan met jouw persoonsgegevens, dan kun je hier de privacyverklaringen vinden van Facebook, LinkedIn en Google.

5. Met wie deelt SPS je gegevens verder?

Dienstverlening

SPS maakt verder gebruik van derde partijen die SPS faciliteren. Deze partijen helpen bij onder meer het sturen van de betaaloverzichten en incassodiensten en krijgen in dat kader namen van Merchants.

Financiering

Verder kan SPS gegevens delen met derde partijen om haar dienstverlening te financieren. SPS kan de vorderingen van klanten van de Merchant die gebruik maken van de In3 Business betaaloplossing en haar vorderingen op Merchants in verband met de vergoeding die zij van Merchants ontvangt voor het gebruik van In3 Business door klanten van de Merchant (gezamenlijk de Vorderingen) ten behoeve van de financiering verpanden. Ook kan SPS de Vorderingen ter incasso overdragen aan derden. Daarbij krijgen deze partijen de namen en de adresgegevens van Merchants om over de Vorderingen te beschikken, de betalingsverplichtingen te beheren en de betalingen te kunnen innen.

Overig

Ook kan SPS je persoonsgegevens aan derden verstrekken in het kader van een overname van haar onderneming, zoals een potentiële koper of haar adviseurs, of om haar rechtspositie of rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Tenslotte kan SPS je gegevens met autoriteiten delen als dat wettelijk verplicht is. Dit doet SPS echter alleen als de autoriteiten aantonen dat dit een voor SPS geldende verplichting is.

Wanneer SPS gegevens deelt als hier vermeld, neemt zij alle wettelijke, technische en organisatorische maatregelen om te zorgen de gegevens zorgvuldig worden beveiligd.

SPS verwerkt jouw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. Bij bepaalde activiteiten kunnen gegevens verwerkt worden buiten de Europese Unie. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de Marketingpartijen. Dit zijn wereldwijde organisaties, waardoor gegevens buiten de grenzen van de Europese Unie verwerkt kunnen worden. Wanneer dat gebeurt, wordt er gezorgd voor passende maatregelen zodat er wordt voldaan aan de AVG. Bijvoorbeeld door het sluiten van de nodige standaardcontractbepalingen (zgn. Standard Contractual Clauses) welke zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Eventuele vragen over de doorgifte van gegevens of de getroffen waarborgen kun je stellen aan privacy@payin3.nl.

6. Overzicht doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen

6.1. Doel: dienstverlening en bedrijfsvoering

  • Gegevens: naam, adres Merchant, naam contactpersoon, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Grondslag: het behartigen van ons gerechtvaardigde belang (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG) en de totstandkoming en uitvoering van onze overeenkomst met de Merchant (Art. 6 lid 1 onder b van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar na ons laatste contact met jou. Indien SPS en de Merchant een zakelijke relatie zijn aangegaan, dan bewaren we jouw gegevens zolang je onze contactpersoon bent voor de Merchant.

6.2. Doel: tegengaan van fraude, witwassen en het financieren van terrorisme

  • Gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, belang in de Merchant, en gegevens te verificatie van jouw identiteit.
  • Grondslag: onze wettelijke verplichtingen (Art. 6 lid 1 onder c van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie.

6.3. Doel: administratie, financiering en controles

  • Gegevens: naam, adres Merchant, naam contactpersoon, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Grondslag: het behartigen van ons gerechtvaardigde belang (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar na ons laatste contact met jou. Indien SPS en de Merchant een zakelijke relatie zijn aangegaan, dan bewaren we jouw gegevens zolang je onze contactpersoon bent voor de Merchant.

6.4. Doel: het bieden van een goed werkende website

  • Gegevens: IP-adres en andere technische gegevens van jouw apparaat.
  • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: 30 dagen na bezoek van onze website.

6.5. Doel: marketing

  • Gegevens: e-mailadres en telefoonnummer.
  • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw zakelijke relatie met ons is beëindigd, tenzij er een langere wettelijke bewaarplicht geldt.

6.6. Doel: nieuwsbrieven versturen

  • Gegevens: e-mailadres.
  • Grondslag: toestemming (Art. 6 lid 1 onder a van de AVG).
  • Bewaartermijn: Zolang je toestemming hebt gegeven en deze niet hebt ingetrokken.

6.7. Doel: verdediging of vaststellen van onze juridische rechten

    • Gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, naam contactpersoon Merchant, functie, belang in de Merchant, en gegevens ter verificatie van je identiteit.
    • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
    • Bewaartermijn: gedurende het geschil en voor 5 jaar daarna.

7. Hoe SPS je gegevens beschermt

SPS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, overdracht, vernietiging of andere ongeautoriseerde verwerkingen. De veiligheidsmaatregelen omvatten firewalls, encryptie, gebruik van beveiligde IT-omgevingen, toegangscontrole, training aan personeel dat met je gegevens werkt en de zorgvuldige selectie van derden die persoonsgegevens voor ons gaan verwerken. Daarnaast is toegang tot jouw informatie beperkt tot alleen personeel van SPS dat je gegevens nodig heeft voor de uitvoering van zijn/haar functie.

8. Welke rechten heb je?

Inzage: je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die SPS van je heeft.

Correctie: SPS zorgt ervoor dat de gegevens die SPS van je heeft kloppen en actueel zijn. Je kunt SPS vragen om informatie te wijzigen of verwijderen wanneer iets in je gegevens niet klopt.

Verwijdering: je hebt het recht om verwijdering van je gegevens aan te vragen als de gegevens onjuist zijn of niet relevant (meer) zijn. SPS heeft niet altijd de mogelijkheid om alle gegevens direct te verwijderen in verband met de wettelijke bewaartermijnen of de uitvoering van een overeenkomst met de Merchant.

Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen elke verwerking die volgens paragraaf 6 is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van SPS in verband met jouw specifieke situatie.

Dataportabiliteit: als je persoonsgegevens automatisch worden verwerkt voor de uitvoering van een overeenkomst heb je het recht om te vragen om een machine leesbaar format voor overdracht aan een andere partij.

Verzoeken om bovenstaande rechten uit te oefenen kun je sturen naar support.business@payin3.nl. SPS kan voor de behandeling van je verzoek vragen stellen om je identiteit te verifiëren.

Klachten: SPS hecht veel waarde aan klantenservice. Mocht je verzoeken of klachten hebben rondom de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan gerust contact op met ons via support.business@payin3.nl. SPS zal haar best doen om jou te helpen. Mocht je het niet eens zijn met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

9. Andere websites?

Onze website kan verwijzen naar andere websites. SPS is niet verantwoordelijk voor de privacyverklaringen of inhoud van deze websites. We adviseren je om de privacyverklaringen en algemene voorwaarden van deze websites te lezen voor gebruik.

10. Cookies?

Ieder bezoek aan onze website wordt automatisch geregistreerd. Hierbij verzamelen wij de volgende informatie:

  • datum en tijd van je bezoek aan de SPS website;
  • website vanaf waar je naar de SPS omgeving komt.

Dit gebeurt door middel van cookies en soortgelijke technieken. Cookies zijn kleine bestanden die tijdelijk worden opgeslagen in de browser cache van gebruikers wanneer een website wordt bezocht. Onze website gebruikt cookies die noodzakelijk zijn voor het draaien van de site en om onze interactie met jou mogelijk te maken.

Verder gebruikt SPS analytische cookies van Google Analytics en Hotjar om statistische gegevens te verzamelen over het gebruik van onze website en om onze website gebruikersvriendelijker te maken. SPS heeft Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld volgens de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Verder verzamelt SPS je IP-adres, device ID’s en overige device informatie zoals browser en operating system. Deze informatie verzamelt SPS onder meer voor analyses op het gebied van fraudebestrijding. Dit doet zij om haar beleid hierop te kunnen afstemmen.

Als je bezwaar hebt tegen de analytische informatieverzameling, kun je hier hier je instellingen aanpassen. In dat geval gebruiken wij alleen nog de noodzakelijke cookies. Een overzicht van de cookies die wij gebruiken, wat de cookies doen, hoe lang ze geldig zijn en wie er toegang toe heeft, vind je hier hier.

Wanneer je geen cookies op je computer wilt, kun je het gebruik hiervan blokkeren via je browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige mogelijkheden op de website alleen werken als je cookies toestaat. Je kunt ook cookies uit je browsergeschiedenis verwijderen. Door het verwijderen van de cookies op een regelmatige basis, kun je het gebruikersprofiel wat daarmee is opgebouwd veranderen. Het verwijderen van cookies stopt echter niet het verzamelen van de data. Het verwijdert slechts het profiel gebaseerd op de eerdere browsegeschiedenis.

11 Wijzigingen van deze Merchantprivacyverklaring

SPS kan deze verklaring aanpassen als zij haar verwerking van persoonsgegevens wijzigt. Ook kan het zijn dat deze verklaring wijzigt als gevolg van wijzigingen in wetgeving. Je kunt de meest actuele versie van deze Merchantprivacyverklaring opvragen via support.business@payin3.nl. Deze is ook te vinden op de website van SPS.

Deze Merchantprivacyverklaring voor in3 Business is voor het laatst gewijzigd in maart 2023.