in3 Business Klantprivacyverklaring

Smart Payment Solutions B.V.

Inhoudsopgave

1. Inleiding

De betaalmethode in3 Business is een dienst van Smart Payment Solutions B.V., ook wel handelend onder de naam in3 Business, hierna te noemen: SPS.

Wij vinden de bescherming van jouw privacy erg belangrijk. In deze privacyverklaring beschrijven we daarom welke persoonsgegevens wij van jou verzamelen en hoe we hiermee omgaan. Daarnaast licht deze privacyverklaring toe welke rechten je hebt en hoe je jouw rechten kunt uitoefenen.

Deze Klantprivacyverklaring is al van toepassing als je onze website bezoekt of app downloadt. Daarnaast is deze privacyverklaring natuurlijk van toepassing wanneer: (i) je gebruik maakt van onze diensten, (ii)  contactpersoon en/of naamgever bent van een bedrijf dat voor betalen via in3 Business heeft gekozen, of (iii) contact met ons hebt opgenomen.

2. Verantwoordelijke

Wij, SPS, zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

De contactgegevens van SPS:
Naam: Smart Payment Solutions B.V.
Adres: Meerenakkerweg 1a, 5652 AR Eindhoven
E-Mailadres: Klantenservice.business@payin3.nl
Kvk nummer: 88583880

3. Welke gegevens verwerken wij en waarvoor?

Wij verwerken jouw gegevens als je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, en/of wanneer je gebruik maakt van onze betaalmethode in3 Business.

3.1. Gegevens die jij verstrekt

Wij verwerken persoonsgegevens die jij verstrekt wanneer jij of jouw bedrijf:

  • onze website bezoekt;
  • een aankoop doet bij een (web)winkel en kiest voor betalen met in3 Business;
  • een account bij ons aanmaakt;
  • contact opneemt met onze klantenservice.

Deze gegevens kunnen bestaan uit:

  • basisinformatie, zoals naam, e-mailadres, postadres, geboortedatum, telefoonnummer;
  • bestelinformatie, zoals gegevens met betrekking tot je bestellingen;
  • betaalinformatie, zoals rekeningnummer en gegevens met betrekking tot betalingen bij SPS;
  • communicatie informatie, zoals informatie met betrekking tot de communicatie met onze klantenservice;
  • technische informatie, zoals IP-adres en andere informatie over het apparaat waarmee je onze website bezoekt; en
  • bedrijfsinformatie, zoals een bedrijfsnaam, KvK-nummer en/of bedrijfsadres (indien jouw bedrijf bijvoorbeeld een eenmanszaak is).

Deze informatie hebben wij nodig om onze diensten te kunnen verlenen, om goede klantenservice te kunnen leveren en om marketing te doen. Wij gebruiken het door jou opgegeven e-mailadres ook voor het toesturen van nieuwsbrieven indien je je daarvoor hebt ingeschreven. De genoemde technische informatie wordt gebruikt om onze website goed te laten werken en jou de juiste website te tonen voor jouw apparaat (mobiel of desktop).

3.2. Gegevens die wij verzamelen wanneer je een aanvraag doet voor in3 Business

Wanneer je een aanvraag doet om onze betaalmethode te gebruiken, zullen wij ook de kredietscore van jou of van jouw bedrijf verwerken en de criteria die daaraan ten grondslag liggen. In paragraaf 4 hieronder wordt dit verder toegelicht. Deze informatie hebben wij nodig om te beoordelen of jij gebruik kan maken van de betaalmethode in3 Business. Op deze manier proberen wij overkreditering tegen te gaan en daarmee jou en ons te beschermen.

4. Geautomatiseerde kredietbeoordeling

4.1. Wanneer vindt een geautomatiseerde kredietbeoordeling plaats?

Als je kiest voor betalen met de betaalmethode in3 Business, dan beoordelen wij of dit op een verantwoorde manier mogelijk is. Dit toetsen wij op basis van een kredietscore die wij opvragen bij Allianz Trade. Als je een bekende klant van ons bent, dan houden we bij deze toets ook rekening met je betaalhistorie bij ons.

4.2. Kredietbeoordeling bij een aankoop en de gevolgen

Voor de kredietbeoordeling verstrekken wij het Kamer van Koophandel nummer van jouw bedrijf aan Allianz Trade. Op basis van dit nummer kunnen Allianz Trade een kredietbeoordeling uitvoert en kan jouw aanvraag om de betaalmethode in3 Business te gebruiken goedgekeurd of afgekeurd worden.

Op basis van de kredietbeoordeling nemen wij geautomatiseerd het besluit of je al dan niet gebruik kan maken van de betaalmethode in3 Business. Allianz Trade gebruikt voor deze toets verschillende gegevens. Er worden bijvoorbeeld automatische controles uitgevoerd op openbare informatie, zoals: welk type bedrijf het betreft en hoe lang het bedrijf al bestaat, of het bedrijf failliet is, of het bedrijf negatieve registraties heeft vanwege betalingsachterstanden, en of er openbare jaarrekeningen zijn welke inzicht geven in de financiële situatie van het bedrijf.

4.3. Hoe lang wordt de kredietbeoordeling bewaard?

Wij bewaren de gegevens die ten grondslag liggen aan de kredietscore om daar uitleg over te geven als je dat vraagt. Verder bewaren we gegevens om ons beleid op het gebied van de kredietbeoordeling en fraudebestrijding te controleren en verbeteren. Zie paragraaf 6 voor specifieke bewaartermijnen. Verder kun je in de privacyverklaring van Allianz Trade hoe zij omgaan met jouw gegevens.

4.4. Waarom is de kredietbeoordeling nodig?

Wij werken met geautomatiseerde kredietbeoordelingen om de overeenkomst tot het gebruik van de betaalmethode in3 Business met jou te kunnen sluiten en uitvoeren. Wij hebben daarnaast ook een belangrijk en gerechtvaardigd belang voor de krediettoets. Zonder deze toets kunnen wij immers niet beoordelen of wij de betalingen kunnen innen en of jij de betaalverplichtingen kunt nakomen. Ook vinden we het belangrijk om overkreditering tegen te gaan en in dat kader te weten of gespreide betaling in jouw geval verantwoord is. Omdat wij heel veel aanvragen krijgen voor betalen via in3 business, moeten wij dit geautomatiseerd doen. De methoden die wij hiervoor gebruiken worden regelmatig getest om te waarborgen dat deze eerlijk, doelgericht en onbevooroordeeld blijven. Je kunt ons echter altijd vragen om een menselijke beoordeling van jouw specifieke situatie.

4.5. Bezwaar en menselijke beoordeling

Als we jouw verzoek om gebruik te maken van in3 Business afwijzen, kun je daartegen bezwaar maken. Wij kunnen dan een menselijke beoordeling van je kredietwaardigheid maken. Je kunt dit verzoek doen door een e-mail te sturen aan klantenservice.business@payin3.nl.

5. Met wie delen wij je gegevens?

5.1. Dienstverlening

Wij maken gebruik van derde partijen, zoals leveranciers, die diensten leveren aan ons om de betaalmethode in3 Business mogelijk te maken. Deze partijen helpen bij onder meer het sturen van de betaaloverzichten, incassodiensten, fraudebestrijding en het beoordelen van kredietwaardigheid. Daarnaast werken wij nauw samen met in3 NL B.V. en maken wij bijvoorbeeld gebruik van systemen van in3 NL B.V. Vragen over deze partijen en over hun wijze van gegevensverwerking kun je stellen aan ons via privacy@payin3.nl. Verder kunnen wij gegevens met autoriteiten delen als dat wettelijk verplicht is.

5.2. Financiering

Wij kunnen gegevens delen met derde partijen om onze dienstverlening te financieren. In dat kader dragen wij bijvoorbeeld onze vorderingen op jou over aan dergelijke derde partijen (de Vorderingen). Daarbij kunnen deze partijen inzicht krijgen in jouw gegevens om over de Vorderingen te beschikken, betalingsverplichtingen te beheren en betalingen te kunnen afhandelen.

5.3. Marketing

Wij kunnen jouw gegevens delen met derde partijen in het kader van onze marketingactiviteiten. Specifiek gaat het om de volgende partijen (Marketingpartijen):

  • Facebook (Meta Platforms Ireland Limited)
  • LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company)
  • Google (Google Ireland Limited)

Het doel van ons hierbij is om onze bestaande klanten uit te sluiten van onze marketinguitingen via de Marketingpartijen. Daarnaast stellen de Marketingpartijen ons in staat om onze marketing te richten op personen en bedrijven die Facebook, LinkedIn en/of Google gebruiken, maar nog geen klant zijn bij in3 Business. Specifiek kunnen wij onze marketing richten op personen en bedrijven met profielkenmerken die lijken op profielen van onze bestaande klanten. Dit wordt ook wel ‘look-a-like audiences’ genoemd. Hiervoor worden (hashcodes van) e-mailadressen en/of telefoonnummers van bestaande klanten van in3 Business vergeleken met de e-mailadressen en telefoonnummers die bekend zijn bij de Marketingpartijen. Dit gebeurt op een veilige en uiterst vertrouwelijke wijze, waardoor de Marketingpartijen jouw e-mailadres en telefoonnummer niet te zien krijgen als je niet met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer een account hebt bij die Marketingpartijen. Als je wil weten hoe deze Marketingpartijen omgaan met jouw persoonsgegevens, dan kun je hier de privacyverklaringen vinden van Facebook, LinkedIn en Google.

5.4. Overig

Ten slotte kunnen wij jouw gegevens aan derden verstrekken in andere gevallen wanneer wij hier een goede reden voor hebben. Bijvoorbeeld in het kader van een overname van onze onderneming, zoals aan een potentiële koper of haar adviseurs, of om onze rechtspositie of rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wanneer wij je persoonsgegevens delen zoals hier vermeld, nemen wij alle wettelijke, technische en organisatorische maatregelen om te zorgen dat je gegevens zorgvuldig worden beveiligd. Wij sturen je gegevens niet naar derden voor verkoop op afstand of marktonderzoeken, tenzij je hier toestemming voor hebt gegeven.

Wij verwerken jouw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. Bij bepaalde activiteiten kunnen gegevens verwerkt worden buiten de Europese Unie. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de Marketingpartijen. Dit zijn wereldwijde organisaties, waardoor gegevens buiten de grenzen van de Europese Unie verwerkt kunnen worden. Wanneer dat gebeurt, wordt er gezorgd voor passende maatregelen zodat er wordt voldaan aan de privacywetgeving. Bijvoorbeeld door het sluiten van de nodige standaardcontractbepalingen (zgn. Standard Contractual Clauses) welke zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Eventuele vragen over de doorgifte van gegevens of de getroffen waarborgen kun je stellen aan privacy@payin3.nl.

6. Doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de doeleinden en op de grondslagen zoals hieronder gespecificeerd. Verder kun je hieronder lezen hoe lang wij bepaalde gegevens bewaren.

6.1. Doel: het bevestigen van je identiteit

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, KvK-nummer.
  • Grondslag: de totstandkoming en uitvoering van onze overeenkomst met jou (Art. 6 lid 1 onder b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij we volgens de wet bepaalde gegevens langer moeten bewaren.

6.2. Doel: het controleren van je kredietwaardigheid en het tegengaan van fraude

  • Gegevens: KvK-nummer, betaalhistorie bij SPS, openstaande vorderingen, kredietscore van Allianz Trade.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het beschermen van onszelf tegen fraude en tegen het verlenen van krediet dat niet terugbetaald kan worden. Tevens hebben wij, maar ook de klant zelf, er belang bij dat klanten beschermd worden tegen overkreditering.
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens 1 jaar lang vanaf het moment dat je een aanvraag hebt gedaan om onze betaalmethode in3 Business te gebruiken.

6.3. Doel: klantenservice

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, transacties via in3 Business.
  • Grondslag: dit is afhankelijk van jouw verzoek, maar klantenservice kan nodig zijn voor de totstandkoming en uitvoering van onze overeenkomst met jou (Art. 6 lid 1 onder b van de AVG), maar kan ook noodzakelijk zijn voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belangen om jou te helpen met vragen over onze dienstverlening (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij we volgens de wet bepaalde gegevens langer moeten bewaren.

6.4. Doel: administratie

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, te betalen bedragen, KvK-nummer, transacties bij in3 Business.
  • Grondslag: onze wettelijke administratieverplichtingen (artikel 6 lid 1 onder c van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 7 jaar na jouw transactie via in3 Business, tenzij we volgens de wet bepaalde gegevens langer moeten bewaren.

6.5. Doel: om accounts te beheren en onze dienst te leveren

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, KvK-nummer, te betalen bedragen, transacties bij in3 Business.
  • Grondslag: om onze dienst en/of het door jou aangemaakte account te kunnen leveren (artikel 6 lid 1 onder b van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij we volgens de wet bepaalde gegevens langer moeten bewaren.

6.6. Doel: financiering van onze dienstverlening

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, te betalen bedragen, transacties bij in3 Business, KvK-nummer.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigde belang om financieringen aan te gaan en te ondernemen naar eigen inzicht (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij we volgens de wet bepaalde gegevens langer moeten bewaren.

6.7. Doel: het bieden van een goed werkende website

  • Gegevens: IP-adres en andere technische gegevens van jouw apparaat.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigde belang om een goed werkende website te bieden (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: 30 dagen na bezoek van onze website.

6.8. Doel: marketing

  • Gegevens: e-mailadres en telefoonnummer.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigde belang om reclame te maken voor onze diensten (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij we volgens de wet bepaalde gegevens langer moeten bewaren.

6.9. Doel: nieuwsbrieven versturen

  • Gegevens: e-mailadres.
  • Grondslag: toestemming (Art. 6 lid 1 onder a van de AVG).
  • Bewaartermijn: zolang je toestemming hebt gegeven en deze niet hebt ingetrokken.

6.10. Doel: verdediging of vaststellen van onze juridische rechten

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, te betalen bedragen, transacties bij in3 Business, KvK-nummer.
  • Grondslag: ons gerechtvaardigde belang om onze juridische positie en rechten vast te kunnen stellen, uit te kunnen oefenen en te kunnen verdedigen (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: gedurende het geschil en voor 5 jaar daarna.

7. Welke rechten heb je?

Verzoeken om bovenstaande rechten uit te oefenen kun je sturen naar klantenservice.business@payin3.nl. Wij kunnen voor de behandeling van je verzoek vragen stellen om je identiteit te verifiëren.

  • 7.1. Inzage: je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van je hebben.
  • 7.2. Correctie: wij proberen ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij van je hebben kloppen en actueel zijn. Je kunt ons vragen om informatie te wijzigen of verwijderen, wanneer iets in je gegevens niet (meer) klopt.
  • 7.3. Verwijdering: je hebt het recht om verwijdering van je gegevens aan te vragen als de persoonsgegevens onjuist zijn of niet (meer) relevant zijn. Je kunt ons ook te allen tijde verzoeken je account te verwijderen. Wij hebben niet altijd de mogelijkheid om alle gegevens direct te verwijderen in verband met de wettelijke bewaartermijnen of uitvoering van de betaalovereenkomst.
  • 7.4. Bezwaar en menselijke beoordeling: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en om een menselijke beoordeling te vragen voor zover deze de geautomatiseerde kredietbeoordeling betreft. Zie hierboven onder 4.
  • 7.5. Bezwaar: je kan bezwaar maken tegen elke verwerking van je persoonsgegevens die volgens paragraaf 6 is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van SPS.
  • 7.6. Dataportabiliteit: als je persoonsgegevens automatisch worden verwerkt voor de uitvoering van een overeenkomst, heb je het recht om te vragen om een machineleesbaar format voor overdracht aan een andere partij.
  • 7.7. Toestemming intrekken: wanneer wij je persoonsgegevens verwerken op basis van je toestemming, zoals bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief, heb je het recht om je toestemming op elk moment in te trekken. Dit kun je doen via onze website, via de link onderin de nieuwsbrief of door een e-mail te sturen naar klantenservice.business@payin3.nl.
  • 7.8. Klachten: wij hechten veel waarde aan klantenservice. Mocht je verzoeken of klachten hebben rondom de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan gerust contact op met ons via privacy@payin3.nl. Wij zullen ons best doen om jou te helpen. Mocht je het niet eens zijn met onze werkwijze, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

8. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, overdracht, vernietiging of andere ongeautoriseerde verwerkingen. De veiligheidsmaatregelen omvatten firewalls, encryptie, gebruik van beveiligde IT-omgevingen, toegangscontrole, training aan personeel dat met je gegevens werkt en de zorgvuldige selectie van derden die persoonsgegevens voor ons gaan verwerken. Daarnaast is toegang tot jouw informatie beperkt tot alleen personeel van SPS dat je gegevens nodig heeft voor de uitvoering van zijn/haar functie.

9. Andere websites

Onze website kan verwijzen naar andere websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacyverklaringen of inhoud van deze websites. We adviseren je om de privacyverklaringen en algemene voorwaarden van deze andere websites te lezen voor gebruik.

10. Gebruik van cookies en soortgelijke technologie

Wanneer je een van onze websites bezoekt, registreren wij automatisch bepaalde informatie. Denk hierbij aan de datum en tijd van je bezoek aan onze website, alsmede aan de manier waarop je op onze website bent gekomen (bijvoorbeeld via een zoekmachine als Google). Het registreren van deze informatie gebeurt door middel van cookies en soortgelijke technieken. Welke informatie wij kunnen registreren hangt daarom mede af van jouw browserinstellingen en van welke cookies je hebt geaccepteerd.

Cookies zijn kleine bestanden die tijdelijk worden opgeslagen in de browser cache van gebruikers wanneer een website wordt bezocht. Onze website gebruikt cookies die noodzakelijk zijn voor het draaien van de site en om onze interactie met jou mogelijk te maken. Verder gebruiken wij analytische cookies van Google Analytics en Hotjar om statistische gegevens te verzamelen over het gebruik van onze website en om onze website gebruikersvriendelijker te maken. Wij hebben Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld volgens de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Verder verwerken wij je IP-adres, device ID en overige informatie over het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals type browser en operating system. Deze informatie gebruiken wij voor analyses op het gebied van fraudebestrijding. Dit doen wij om ons beleid hierop te kunnen afstemmen.

Een overzicht van de cookies die wij gebruiken, wat de cookies doen, hoe lang ze geldig zijn en wie er toegang toe heeft, vind je hier. Als je bezwaar hebt tegen bepaalde cookies of informatieverzameling, kun je hier hier je instellingen aanpassen.

Wanneer je geen cookies op je computer wilt, kun je het gebruik hiervan blokkeren via je browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige mogelijkheden op de website alleen werken als je cookies toestaat. Je kunt ook cookies uit je browsergeschiedenis verwijderen. Door het verwijderen van de cookies op een regelmatige basis, kun je het gebruikersprofiel wat daarmee is opgebouwd veranderen. Het verwijderen van cookies stopt echter niet het verzamelen van de data. Het verwijdert slechts het profiel gebaseerd op de eerdere browsegeschiedenis.

11. Wijzigingen van deze Klantprivacyverklaring in3 Business

Wij voeren constant verbeteringen door op onze website en onze betaalmethode in3 Business. Om die reden behouden wij ons het recht voor om deze Klantprivacyverklaring te wijzigen door een gewijzigde versie op onze website te plaatsen. Wijzigingen kunnen ook worden gemaakt door verandering in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, andere privacyregelgeving of jurisprudentie hierover. We adviseren de inhoud van de laatste versie van onze Klantprivacyverklaring regelmatig te controleren op www.payin3.eu.

12. Vragen over privacy

SPS heeft een functionaris gegevensbescherming die zich bezighoudt met de bescherming van jouw persoonsgegevens. Heb je vragen over de Klantprivacyverklaring of de bescherming van persoonsgegevens binnen SPS? Neem dan contact op via privacy@payin3.nl

De laatste wijziging in deze Klantprivacyverklaring vond plaats in februari 2024.