Klantprivacyverklaring – in3 Business

Smart Payment Solutions B.V.

Inhoudsopgave

1. Inleiding

De betaalmethode in3 Business is een dienst van Smart Payment Solutions B.V., ook wel handelend onder de naam in3 Business (hierna: ”SPS”).

De bescherming van uw privacy is belangrijk voor SPS. Deze Klantprivacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens SPS verzamelt en hoe SPS hiermee omgaat. Daarnaast licht deze Klantprivacyverklaring toe welke rechten je hebt. Ook vermeldt het hoe je deze kunt uitoefenen. Deze Klantprivacyverklaring is al van toepassing als je onze website bezoekt. Daarnaast geldt het voor het afnemen van onze diensten. Deze Klantprivacyverklaring is in dat geval op jou van toepassing omdat je

  • (i) als contactpersoon een bedrijf vertegenwoordigt dat voor betalen via in3 Business heeft gekozen of
  • (ii) eigenaar en/of naamgever bent van een bedrijf dat voor betalen via in3 Business heeft gekozen.

2. Gegevensverantwoordelijke

SPS is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens volgens deze Klantprivacyverklaring.

De contactgegevens van SPS
Smart Payment Solutions B.V.
Meerenakkerweg 1a
5652 AR Eindhoven
Klantenservice.business@payin3.nl
Kvk nummer: 88583880

3. Welke gegevens verwerkt SPS en waarvoor?

SPS verwerkt je gegevens als je gebruik maakt van haar diensten.

3.1 Gegevens die jij verstrekt

SPS verwerkt persoonsgegevens die jij verstrekt wanneer jij of jouw bedrijf:

  • onze website bezoekt;
  • een aankoop doet bij een (web)winkel en kiest voor betalen met in3 Business;
  • een account bij ons aanmaakt;
  • contact opneemt met onze klantenservice.

Deze gegevens kunnen bestaan uit:

  • persoonlijke informatie, zoals: naam, e-mailadres, postadres, geboortedatum, telefoonnummer;
  • bestelinformatie, zoals: gegevens met betrekking tot je bestellingen;
  • betaalinformatie, zoals: rekeningnummer en gegevens met betrekking tot betalingen bij SPS;
  • communicatie informatie: informatie met betrekking tot de communicatie met onze klantenservice;
  • technische informatie, zoals: IP-adres en andere informatie over het apparaat waarmee je onze website bezoekt.

Deze informatie heeft SPS nodig om haar diensten te kunnen verlenen en voor doeleinden van klantenservice en marketing. SPS gebruikt het door jou opgegeven e-mailadres ook voor het toesturen van nieuwsbrieven indien je je daarvoor op haar website hebt ingeschreven. De genoemde technische informatie wordt gebruikt om onze website goed te laten werken en jou de juiste website te tonen voor jouw apparaat (mobiel of desktop).

3.2 Gegevens die SPS verzamelt wanneer je een aanvraag doet voor in3 Business

Wanneer je een aanvraag doet om onze betaalmethode te gebruiken, verwerkt SPS ook jouw gegevens of dat van jouw bedrijf in verband met een kredietbeoordeling en de criteria die daaraan ten grondslag liggen. Dit wordt nader toegelicht in paragraaf 4 hieronder). Deze informatie heeft SPS nodig om te beoordelen of jij gebruik kan maken van in3 Business. Dit doet SPS om in3 Business op een verantwoorde manier te kunnen aanbieden en uitvoeren.

4. Geautomatiseerde kredietbeoordeling

4.1 Wanneer vindt een geautomatiseerde kredietbeoordeling plaats?

Als je kiest voor betalen met in3 Business, dan moet SPS beoordelen of dit op een verantwoorde manier mogelijk is. Wanneer je geen bekende klant bent van SPS, doet zij dit op basis van een geautomatiseerde real-time risicotoets. Ben je wel een bekende klant, dan is je betaalhistorie bij SPS ook relevant voor de acceptatie van jouw verzoek.

4.2 Kredietbeoordeling bij een aankoop en de gevolgen

Voor de kredietbeoordeling van jouw bedrijf, deelt SPS het Kamer van Koophandel nummer van jouw bedrijf bij Allianz Trade en/of de Rabobank. Op basis van dit nummer kunnen Allianz Trade en Rabobank een kredietbeoordeling uitvoeren en kan jouw aanvraag om in3 Business te gebruiken goedgekeurd of afgekeurd worden.

Op basis van de kredietbeoordeling neemt SPS geautomatiseerd het besluit of je al dan niet gebruik kan maken van in3 Business. Allianz Trade en Rabobank gebruiken voor deze toets verschillende gegevens. Er worden bijvoorbeeld automatische controles uitgevoerd op openbare informatie, zoals: welk type bedrijf het betreft en hoe lang het bedrijf al bestaat, of het bedrijf failliet is, of het bedrijf negatieve registraties heeft vanwege betalingsachterstanden, en of er openbare jaarrekeningen zijn welke inzicht geven in de financiële situatie van het bedrijf.

4.3 Hoe lang wordt de kredietbeoordeling bewaard?

SPS bewaart de gegevens die ten grondslag liggen aan de kredietscore om daar uitleg over te geven als je dat vraagt. Verder doet SPS dit om haar beleid op het gebied van de kredietbeoordeling en fraudebestrijding te controleren en verbeteren. Zie paragraaf 6 voor specifieke bewaartermijnen. Verder kun je in de privacyverklaring van Allianz Trade en die van Rabobank lezen hoe zij omgaan met jouw gegevens.

4.4 Waarom is de kredietbeoordeling nodig?

SPS werkt met geautomatiseerde kredietbeoordelingen om de overeenkomst tot het leveren van in3 Business met jou te kunnen sluiten en uitvoeren. Zonder deze toets kan SPS immers niet beoordelen of zij de betalingen kan innen en of jij de betaalverplichtingen kunt nakomen. Ook moet SPS weten of gespreide betaling in jouw geval verantwoord is. Omdat SPS heel veel aanvragen krijgt, moet zij dit geautomatiseerd doen. De methoden die SPS hiervoor gebruikt worden regelmatig getest om te waarborgen dat deze eerlijk, doelgericht en onbevooroordeeld blijven. Je kunt SPS echter altijd vragen om een menselijke beoordeling van jouw specifieke situatie.

4.5 Inzage, bezwaar en menselijke beoordeling

Als SPS jouw verzoek om gebruik te maken van in3 Business afwijst, kun je daartegen bezwaar maken. Wij kunnen dan een menselijke beoordeling van je kredietwaardigheid maken. Je kunt dit verzoek doen door een e-mail te sturen aan klantenservice.business@payin3.nl.

5. Met wie deelt SPS je gegevens?

5.1 Dienstverlening

SPS maakt gebruik van derde partijen die in3 Business faciliteren. Deze partijen helpen bij onder meer het sturen van de betaaloverzichten, incassodiensten, fraudebestrijding en het beoordelen van kredietwaardigheid. Daarnaast werkt SPS nauw samen met in3 NL B.V. en maakt SPS bijvoorbeeld gebruik van systemen van in3 NL B.V. Vragen over deze partijen en over hun wijze van gegevensverwerking kun je stellen aan SPS via privacy@payin3.nl.

Verder kan SPS gegevens met autoriteiten delen als dat wettelijk verplicht is. Dit doet SPS echter alleen als de autoriteiten aantonen dat dit voor SPS een verplichting is.

5.2 Financiering

Verder kan SPS jouw gegevens delen met derde partijen, zoals banken, om haar dienstverlening te financieren. In dat kader kan SPS haar vorderingen op jou bezwaren of overdragen aan dergelijke derde partijen. Daarbij kunnen deze partijen inzicht krijgen in jouw gegevens om over de vorderingen te beschikken, betalingsverplichtingen te beheren en betalingen te kunnen afhandelen.

5.3 Marketing

SPS kan jouw gegevens delen met derde partijen in het kader van haar marketingactiviteiten. Bijvoorbeeld met de volgende partijen (Marketingpartijen):

  • Facebook (Meta Platforms Ireland Limited)
  • LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company)
  • Google (Google Ireland Limited)

Het doel van SPS hierbij is om haar bestaande klanten uit te sluiten van haar marketinguitingen via de Marketingpartijen. Daarnaast stellen de Marketingpartijen SPS in staat om haar marketing te richten op personen en bedrijven die Facebook, LinkedIn en/of Google gebruiken maar nog geen klant zijn bij SPS. Specifiek kan SPS haar marketing richten op personen en bedrijven met profielkenmerken die lijken op profielen van haar bestaande klanten. Dit wordt ook wel ‘look-a-like audiences’ genoemd. Hiervoor worden (hashcodes van) e-mailadressen en/of telefoonnummers van bestaande klanten van SPS vergeleken met de e-mailadressen en telefoonnummers die bekend zijn bij de Marketingpartijen. Dit gebeurt op een veilige en uiterst vertrouwelijke wijze, waardoor de Marketingpartijen jouw e-mailadres en telefoonnummer niet te zien krijgen als je niet met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer een account hebt bij die Marketingpartijen. Als je wil weten hoe deze Marketingpartijen omgaan met jouw persoonsgegevens, dan kun je hier de privacyverklaringen vinden van Facebook, LinkedIn en Google.

5.4 Overig

Ten slotte kan SPS jouw gegevens aan derden verstrekken in het kader van een overname van haar onderneming zoals een potentiële koper of haar adviseurs, of om haar rechtspositie of rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wanneer SPS je persoonsgegevens deelt zoals hier vermeld, neemt zij alle wettelijke, technische en organisatorische maatregelen om te zorgen dat je gegevens zorgvuldig worden beveiligd.

SPS verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Daarnaast stuurt zij je gegevens niet naar derden voor verkoop op afstand of marktonderzoeken, tenzij je hier toestemming voor hebt gegeven.

SPS verwerkt jouw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. Bij bepaalde activiteiten kunnen gegevens verwerkt worden buiten de Europese Unie. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de Marketingpartijen. Dit zijn wereldwijde organisaties, waardoor gegevens buiten de grenzen van de Europese Unie verwerkt kunnen worden. Wanneer dat gebeurt, wordt er gezorgd voor passende maatregelen zodat er wordt voldaan aan de privacywetgeving. Bijvoorbeeld door het sluiten van de nodige standaardcontractbepalingen (zgn. Standard Contractual Clauses) welke zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Eventuele vragen over de doorgifte van gegevens of de getroffen waarborgen kun je stellen aan privacy@payin3.nl.

6. Doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen

SPS verwerkt persoonsgegevens voor de doeleinden en op de grondslagen zoals hieronder gespecificeerd. Verder kun je zien hoe lang SPS bepaalde gegevens bewaart.

6.1. Doel: het bevestigen van je identiteit

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, KvK-nummer.
  • Grondslag: de totstandkoming en uitvoering van onze overeenkomst met jou (Art. 6 lid 1 onder b van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd.

6.2. Doel: het controleren van je kredietwaardigheid

  • Gegevens: KvK-nummer, betalingsgedrag bij SPS, openstaande vorderingen, kredietscore van Allianz Trade en/of Rabobank.
  • Grondslag: de totstandkoming en uitvoering van onze overeenkomst met jou (Art. 6 lid 1 onder b en Art. 22 lid 2 onder a van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens 1 jaar lang vanaf het moment dat je een aanvraag hebt gedaan om onze betaalmethode te gebruiken.

6.3 Doel: klantenservice

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, transacties via in3 Business.
  • Grondslag: dit is afhankelijk van jouw verzoek, maar klantenservice kan nodig zijn voor de totstandkoming en uitvoering van onze overeenkomst met jou (Art. 6 lid 1 onder b van de AVG), maar kan ook noodzakelijk zijn voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belang (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd.

6.4. Doel: administratie

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, te betalen bedragen, KvK-nummer, transacties bij in3 Business.
  • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij er een langere wettelijke bewaarplicht geldt.

6.5. Doel: om accounts te beheren

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, KvK-nummer, te betalen bedragen, transacties bij in3 Business.
  • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij er een langere wettelijke bewaarplicht geldt.

6.6. Doel: financiering van onze dienstverlening

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, te betalen bedragen, transacties bij in3 Business, KvK-nummer.
  • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij er een langere wettelijke bewaarplicht geldt.

6.7. Doel: het bieden van een goed werkende website

  • Gegevens: IP-adres en andere technische gegevens van jouw apparaat.
  • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: 30 dagen na bezoek van onze website.

6.8. Doel: marketing

  • Gegevens: e-mailadres en telefoonnummer.
  • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat jouw klantrelatie met ons is beëindigd, tenzij er een langere wettelijke bewaarplicht geldt.

6.9. Doel: nieuwsbrieven versturen

  • Gegevens: e-mailadres.
  • Grondslag: toestemming (Art. 6 lid 1 onder a van de AVG).
  • Bewaartermijn: Zolang je toestemming hebt gegeven en deze niet hebt ingetrokken.

6.10. Doel: verdediging of vaststellen van onze juridische rechten

  • Gegevens: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, te betalen bedragen, transacties bij in3 Business, KvK-nummer.
  • Grondslag: het gerechtvaardigde belang van SPS (Art. 6 lid 1 onder f van de AVG).
  • Bewaartermijn: gedurende het geschil en voor 5 jaar daarna.

7. Welke rechten heb je?

Inzage: je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die SPS van je heeft.

Correctie: SPS zorgt ervoor dat de persoonsgegevens die SPS van je heeft kloppen en actueel zijn. Je kunt SPS vragen om informatie te wijzigen of verwijderen, wanneer iets in je gegevens niet (meer) klopt.

Verwijdering: je hebt het recht om verwijdering van je gegevens aan te vragen als de persoonsgegevens onjuist zijn of niet (meer) relevant zijn. Je kunt SPS ook te allen tijde verzoeken je account te verwijderen. SPS heeft niet altijd de mogelijkheid om alle gegevens direct te verwijderen in verband met de wettelijke bewaartermijnen of uitvoering van de betaalovereenkomst.

Bezwaar en menselijke beoordeling: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en om een menselijke beoordeling te vragen voor zover deze de geautomatiseerde kredietbeoordeling betreft. Zie hierboven onder 4.

Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen elke verwerking van je persoonsgegevens die volgens paragraaf 6 is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van SPS, als je van mening bent dat dit onjuist of onterecht gebeurt of in verband met jouw specifieke situatie.

Dataportabiliteit: als je persoonsgegevens automatisch worden verwerkt voor de uitvoering van een overeenkomst, heb je het recht om te vragen om een machineleesbaar format voor overdracht aan een andere partij.

Verzoeken om bovenstaande rechten uit te oefenen kun je sturen naar klantenservice.business@payin3.nl. SPS kan voor de behandeling van je verzoek vragen stellen om je identiteit te verifiëren.

Toestemming intrekken: wanneer SPS persoonsgegevens verwerkt op basis van je toestemming, zoals bijvoorbeeld bij de nieuwsbrief, heb je het recht om je toestemming op elk moment in te trekken. Dit kun je doen via de SPS website, via de link onderin de nieuwsbrief of door een e-mail te sturen naar klantenservice.business@payin3.nl.

Klachten: SPS hecht veel waarde aan klantenservice. Mocht je verzoeken of klachten hebben rondom de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan gerust contact op met ons via privacy@payin3.nl. SPS zal haar best doen om jou te helpen. Mocht je het niet eens zijn met onze werkwijze, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

8. Hoe beveiligt SPS jouw gegevens?

SPS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, overdracht, vernietiging of andere ongeautoriseerde verwerkingen. De veiligheidsmaatregelen omvatten firewalls, encryptie, gebruik van beveiligde IT-omgevingen, toegangscontrole, training aan personeel dat met je gegevens werkt en de zorgvuldige selectie van derden die persoonsgegevens voor ons gaan verwerken. Daarnaast is toegang tot jouw informatie beperkt tot alleen personeel van SPS dat je gegevens nodig heeft voor de uitvoering van zijn/haar functie.

9. Andere websites

Onze website kan verwijzen naar andere websites. SPS is niet verantwoordelijk voor de privacyverklaringen of inhoud van deze websites. We adviseren je om de privacyverklaringen en algemene voorwaarden van deze andere websites te lezen voor gebruik.

10. Gebruik van cookies en soortgelijke technologie

Ieder bezoek aan de SPS omgeving wordt automatisch geregistreerd. Hierbij verzamelen wij de volgende informatie:

  • datum en tijd van je bezoek aan de SPS website;
  • website vanaf waar je naar de SPS omgeving komt.

Dit gebeurt door middel van cookies en soortgelijke technieken. Cookies zijn kleine bestanden die tijdelijk worden opgeslagen in de browser cache van gebruikers wanneer een website wordt bezocht. Onze website gebruikt cookies die noodzakelijk zijn voor het draaien van de site en om onze interactie met jou mogelijk te maken. Verder gebruikt SPS analytische cookies van Google Analytics en Hotjar om statistische gegevens te verzamelen over het gebruik van onze website en om onze website gebruikersvriendelijker te maken. SPS heeft Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld volgens de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Verder verzamelt SPS je IP-adres, device ID’s en overige device informatie zoals browser en operating system. Deze informatie verzamelt SPS voor analyses op het gebied van fraudebestrijding. Dit doet zij om haar beleid hierop te kunnen afstemmen.

Als je bezwaar hebt tegen de analytische informatieverzameling, kun je hier hier je instellingen aanpassen. In dat geval gebruiken wij alleen nog de noodzakelijke cookies. Een overzicht van de cookies die wij gebruiken, wat de cookies doen, hoe lang ze geldig zijn en wie er toegang toe heeft, vind je hier hier.

Wanneer je geen cookies op je computer wilt, kun je het gebruik hiervan blokkeren via je browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige mogelijkheden op de website alleen werken als je cookies toestaat. Je kunt ook cookies uit je browsergeschiedenis verwijderen. Door het verwijderen van de cookies op een regelmatige basis, kun je het gebruikersprofiel wat daarmee is opgebouwd veranderen. Het verwijderen van cookies stopt echter niet het verzamelen van de data. Het verwijdert slechts het profiel gebaseerd op de eerdere browsegeschiedenis.

11. Wijzigingen van deze Klantprivacyverklaring in3 Business

SPS voert constant verbeteringen door op haar website en haar betaalmethode. Om die reden behoudt SPS zich het recht voor om haar Klantprivacyverklaring te wijzigen de wijzigingen op haar website te vermelden. Wijzigingen kunnen ook worden gemaakt door verandering in de privacywetgeving, andere regelgeving of jurisprudentie hierover. We adviseren de inhoud van deze Klantprivacyverklaring regelmatig te controleren.

12. Vragen over gegevensbescherming

SPS heeft een functionaris gegevensbescherming die elke dag bezig is met de bescherming van jouw persoonsgegevens. Heb je vragen over de Klantprivacyverklaring of de bescherming van persoonsgegevens binnen SPS? Neem dan contact op via privacy@payin3.nl

De laatste wijziging in deze Klantprivacyverklaring vond plaats in maart 2023.